PRIVACYVERKLARING SCOUTING ALBERT SCHWEITERGROEP – versie januari 2025

 

Scouting Albert Schweitzergroep, statutair gevestigd aan de Kromwijkerdijk 116, 3448 HW Woerden, verwerkt persoonsgegevens. Wij willen hierover graag duidelijk en transparant informeren.  In deze privacyverklaring geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Albert Schweitzergroep.

Lid of Leden: Kortheidshalve houden wij in de tekst de termen lid of leden aan. Hieronder wordt verstaan een lid, jeugdlid, ouder of wettelijke vertegenwoordiger van een jeugdlid, (interne) relatie of plaatsingslijstlid* van Scouting Albert Schweitzergroep.

*Plaatsingslijstleden zijn nog geen lidmaatschap aangegaan, maar voor het plaatsen op de wachtlijst worden enkele basisgegevens geregistreerd. Er zijn enkele uitzonderingen van toepassing, deze worden specifiek genoemd.

Scouts Online: Scouts Online (hierna: SOL) is het landelijk ledenregistratiesysteem van Scouting Nederland. Deze gegevens zijn alleen in te zien voor vanuit hun functie in SOL bevoegde personen. Het privacystatement en Privacybeleid van Scouting Nederland en voor SOL is beschikbaar via www.scouting.nl/privacy.

Algemeen Privacy Statement

Scouting Albert Schweitzergroep garandeert voor zover mogelijk de bescherming van de gegevens van haar leden. Dat betekent dat de vereniging zich maximaal inspant om op de juiste manier met de lidmaatschapsgegevens om te gaan. Scoouting Albert Schweitzergroep volgt hierbij de richtlijnen van haar overkoepelende organisatie, Scouting Nederland.

Verwerkingen, doel en grondslag:

Scouting Albert Schweitzergroep verwerkt persoonsgegevens omdat iemand lid is of lid wil worden bij onze vereniging en nadat diegene, of diens wettelijke vertegenwoordiger deze gegevens aan ons heeft verstrekt.

 Scouting Albert Schweitzergroep verwerkt de volgende persoonsgegevens:

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Financiële gegevens (bankrekeningnummer en machtiging)
  • Beeldmateriaal
  • Bijzonderheden omtrent gezondheid voor zover deze belangrijk zijn voor het goed en veilig begeleiden van het lid tijdens opkomsten, kampen en (groeps)activiteiten.
  • Gegevens van personen jonger dan 16 jaar: onze jeugdleden

Scouting Albert Schweitzergroep verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het registreren van aanmelding voor de plaatsingslijst. Van plaatsingslijstleden worden alleen basisgegevens geregistreerd. Deze gegevens worden verwijderd en vernietigd zodra diegene zich afmeld voor de plaatsingslijst. Plaatsingslijstleden kunnen voor het inzien en controleren of wijzigen van hun gegevens contact opnemen via het mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
  • Het registreren van het lidmaatschap. De lidmaatschapsregistratie en plaatsingslijstregistratie verloopt via onze website https://www.scowo.nl/lidmaatschap. De gegevens worden verwerkt in Scouts Online (SOL). 
  • Het verwerken van betalingen. Om betalingen te kunnen verwerken voor leden wordt bij aanmelding een doorlopende SEPA machtiging gevraagd. Deze informatie wordt elektronisch bewaard in onze beveiligde Google omgeving, waar alleen bevoegde personen toegang toe hebben.
  • Om het lid te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is
  • Voor het versturen van informatie over opkomsten, kampen, activiteiten en informatieverstrekking over onze vereniging of Scouting Nederland
  • Veiligheid met betrekking tot gezondheidsgegevens zoals allergieën en medicijngebruik

Beeldmateriaal en online media

Scouting Albert Schweitzergroep maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten, zoals opkomsten, kampen en groepsactiviteiten als herinnering voor later. Incidenteel gebruiken we wel eens een foto ter promotie van onze vereniging bijvoorbeeld bij een persbericht of in ons jaarverslag.

  • Foto’s worden bewaard op een afgeschermde website achter een inlogcode en wachtwoord.
  • Incidenteel kan beeldmateriaal geplaatst worden op onze openbare kanalen zoals de website scowo.nl, facebookpagina van Scouting Woerden, Instagram en Youtubekanaal ScowoTV.
  • Spelonderdelen gebruiken daarnaast ook afgeschermde / social media kanalen waarop zij foto’s en video’s delen met genodigden zoals ouders en leden.
  • Tijdens groeps- en openbare evenementen wordt beeldmateriaal gemaakt. Bij alle groepsevenementen wordt in de berichtgeving, inschrijfformulieren en bij de ingang of kassa duidelijk aangegeven dat er foto’s en videomateriaal kan worden gemaakt, voor welke doelen dat is en op welke manier men om verwijdering kan vragen.

We nemen in alle gevallen de richtlijnen van Scouting Nederland in acht.
De toestemmingsregistratie wordt zorgvuldig bewaard in onze beveiligde Google Workspace-omgeving met beperkte toegang voor daartoe bevoegde personen.

Toestemming geven en wijzigen

Bij de lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal waarop het (jeugd)lid is te zien en die gebruikt kunnen worden voor genoemde doelen. 
Toestemming kan op ieder moment gewijzigd worden door een mail te sturen naar het secretariaat van het bestuur via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.  of rechtstreeks naar de leiding van het spelonderdeel indien het om beeldmateriaal op hun eigen afgeschermde kanalen gaat.  

Verwijderverzoeken

Omdat wij in totaal ruim 500 leden hebben, kan het onverhoopt toch voorkomen dat een (portret) foto is geplaatst van een lid waarvoor geen toestemming is gegeven.  Om voor onze vrijwilligers het fotobeheer werkbaar te houden, vragen wij aan leiding, leden en ouders/verzorgers om hier zelf ook toezicht op te houden en ons te informeren via het mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. mocht er iets zijn misgegaan. We verwijderen dan de foto. Gaat het om een groepsfoto of bijv. een foto van spelende scouts in het bos, dan gelden andere regels en wordt een afweging gemaakt tussen de belangen van allen die op de foto staan en de geldende richtlijnen van Scouting Nederland. 

Bewaartermijn

Scouting Albert Schweitzergroep bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is en conform de richtlijnen van Scouting Nederland. Machtigingsgegevens worden bewaard zolang de machtiging geldig is; na beëindiging van de contributieplicht worden de machtiging en de daarbij behorende gegevens verwijderd uit het systeem. Sommige Financiële gegevens kennen een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Van plaatsingslijstleden worden direct na afmelding alle gegevens verwijderd.

Delen van persoonsgegevens met derden

Een lid van Scouting Albert Schweitzergroep is ook lid van Scouting Nederland. Scouting kan en mag geen gegevens verstrekken aan externe partijen, tenzij er een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt. Het privacybeleid van Scouting Nederland is beschikbaar via  www.scouting.nl/privacy.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

In SOL hebben leden via een persoonlijk account toegang tot hun registratiegegevens en kunnen deze gegevens zelf inzien en aanpassen of wijzigen. Wanneer een lid een beroep wil doen op het “recht van vergetelheid” wordt dit conform het privacybeleid van Scouting Nederland en in overleg met de afdeling Juridische Zaken van Scouting Nederland, in behandeling genomen. Neem hiervoor contact op met het bestuur via het mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Op de schriftelijke verzoeken reageert Scouting Albert Schweitzergroep uiterlijk binnen vier weken na ontvangst.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Scouting Albert Schweitzergroep gebruikt cookies voor een anonieme logging van website bezoek. Dit ter verbetering van de website. 

Beveiliging

Scouting Albert Schweitzergroep neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wanneer een lid de indruk heeft dat zijn gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, kan contact worden opgenomen met onze secretaris via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Voor onze administratie maken we gebruik van de systemen van Scouting Nederland via SOL. Deze gegevens zijn alleen in te zien voor vanuit hun functie in SOL bevoegde personen.

De vrijwilligers van Scouting Albert Schweitzergroep maken gebruik van een beveiligde Google workspaceomgeving voor non-profit organisaties.

Toezicht

Het bestuur van Scouting Albert Schweitzergroep is verantwoordelijk voor zorgvuldige omgang met de privacybelangen van haar leden en houdt hier toezicht op. Indien er sprake is van een datalek, wordt dit conform de procedure datalekken gemeld bij Scouting Nederland.

Wanneer een lid niet tevreden is met de interne gang van zaken rond de bescherming van zijn of haar persoonsgegevens, kan hij/zij met het bestuur of een van onze vertrouwenspersonen in contact treden via of de klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is de instantie die toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving.

Wijziging van de privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen aan ontwikkelingen.

Versiedatum: januari 2025