Privacy verklaring Scouting Albert Schweitzergroep Woerden

Scouting Albert Schweitzergroep, statutair gevestigd aan de Kromwijkerdijk 116, 3448 HW Woerden, verwerkt persoonsgegevens. Wij willen hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Albert Schweitzergroep.

Lid of Leden: Kortheidshalve houden wij in de tekst de termen lid of leden aan. Hieronder wordt verstaan een lid, jeugdlid, ouder of wettelijke vertegenwoordiger van een jeugdlid, (interne) relatie of plaatsingslijstlid* van Scouting Albert Schweitzergroep.
*Plaatsingslijstleden zijn nog geen lidmaatschap aangegaan, maar voor het plaatsen op de wachtlijst worden enkele basisgegevens geregistreerd. Er zijn enkele uitzonderingen van toepassing, deze worden specifiek genoemd.
Scouts Online: Scouts Online (hierna: SOL) is het landelijk ledenregistratiesysteem van Scouting Nederland. Deze gegevens zijn alleen in te zien voor vanuit hun functie in SOL bevoegde personen. Het privacystatement en Privacybeleid van Scouting Nederland en voor SOL is beschikbaar via www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie en plaatsingslijstregistratie verloopt via onze website https://www.scowo.nl/lidmaatschap. De gegevens worden verwerkt in Scouts Online (SOL).

Verwerkingen, doel en grondslag

Scouting Albert Schweitzergroep verwerkt persoonsgegevens nadat iemand deze gegevens aan ons heeft verstrekt omdat hij/zij lid is of lid wil worden van onze vereniging.

Scouting Albert Schweitzergroep verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Het registreren van aanmelding voor de plaatsingslijst
Het registreren van het lidmaatschap
Het afhandelen van betalingen
Verzenden van informatie over opkomsten, kampen en andere activiteiten
Om het lid te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is
Informatie te verstrekken over onze vereniging of Scouting Nederland

Scouting Albert Schweitzergroep verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
Geslacht
Geboortedatum
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Financiële gegevens (bankrekeningnummer en machtiging)
Foto’s

Scouting Albert Schweitzergroep verwerkt van leden de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:

bijzonderheden omtrent gezondheid voor zover van belang voor het goed begeleiden tijdens opkomsten en kampen.
gegevens van personen jonger dan 16 jaar: onze jeugdleden

Financiële gegevens

Om betalingen te kunnen verwerken vullen leden een doorlopende SEPA machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden elektronisch bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in het financiële administratiesysteem. Deze administratie is uitsluitend inzichtelijk voor de penningmeester van Scouting Albert Schweitzergroep.

Bewaartermijn

Scouting Albert Schweitzergroep bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is en conform de richtlijnen van Scouting Nederland. Machtigingsgegevens worden bewaard zolang de machtiging geldig is; na beëindiging van de contributieplicht worden de machtiging en de daarbij behorende gegevens verwijderd uit het systeem. Sommige Financiële gegevens kennen een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Van plaatsingslijstleden worden direct na afmelding alle gegevens verwijderd.

Delen van persoonsgegevens met derden

Een lid van Scouting Albert Schweitzergroep is ook lid van Scouting Nederland. Scouting kan en mag geen gegevens verstrekken aan externe partijen, tenzij er een wettelijke verplichting aan ten grondslag ligt. Het privacybeleid van Scouting Nederland is beschikbaar via www.scouting.nl/privacy.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Scouting Albert Schweitzergroep gebruikt cookies voor een anonieme logging van website bezoek. Dit ter verbetering van de website.

Via onze website kunnen formulieren ingevuld worden. Onze vereniging heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Wanneer een lid het vermoeden heeft dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact op met onze secretaris via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., dan verwijderen wij deze informatie.

Beeldmateriaal en online media

Scouting Albert Schweitzergroep maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten als herinnering voor (veel) later en ten behoeve van de promotie van onze vereniging.

Foto’s worden geplaatst op een afgeschermd deel van onze website en zijn alleen toegankelijk met een inlognaam en wachtwoord. Voor verslaglegging van onze activiteiten en evenementen worden incidenteel foto’s geplaatst op onze openbare kanalen www.scowo.nl, Facebookpagina Scouting Woerden, Twitteraccount en krantenartikelen.

Leden kunnen via SOL toestemming geven of intrekken voor plaatsing van hun foto op het afgeschermde deel van onze website.
Omdat wij in totaal ruim 500 leden hebben, kan het onverhoopt toch voorkomen dat een (portret) foto is geplaatst van een lid waarvoor geen toestemming is gegeven. Om voor onze vrijwilligers het fotobeheer werkbaar te houden, vragen wij aan leiding en leden om hier zelf ook toezicht op te houden en ons te informeren via het mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. als er iets is misgegaan. De foto wordt dan direct verwijderd. Gaat het om een groepsfoto of bijv. een foto van spelende scouts in het bos, dan gelden andere regels en wordt een afweging gemaakt tussen de belangen van allen die op de foto staan en de geldende richtlijnen van Scouting Nederland.

Naast het groepsarchief komt het ook voor dat de leiding van een onderdeel eigen foto’s en filmpjes deelt met de leden of ouders via besloten social media groepen zoals facebook of whatsapp. Wanneer daar onverhoopt een foto is geplaatst terwijl er geen toestemming is gegeven, dan kan een lid dit kenbaar maken aan de leiding van het betreffende onderdeel. Komt het lid er met hen niet uit, dan kan voor bemiddeling contact worden opgenomen met het bestuur via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Scouting Nederland heeft richtlijnen opgesteld alsmede een infoblad over auteurs- en portretrecht. Deze informatie kan worden nagelezen op de website van Scouting Nederland.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Een lid heeft het recht om zijn of haar persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

In SOL hebben leden via een persoonlijk account toegang tot hun registratiegegevens en toestemmingsgegevens en kunnen deze gegevens zelf aanpassen of wijzigen.
Voor het maken van bezwaar tegen verwerkingen of een verzoek voor het overdragen van gegevens naar een door het lid genoemde andere organisatie kan het lid contact opnemen via het mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Wanneer een lid een beroep wil doen op het “recht van vergetelheid” wordt dit conform het privacybeleid van Scouting Nederland, in overleg met de afdeling Juridische Zaken van Scouting Nederland, in behandeling genomen.

Van plaatsingslijstleden worden alleen basisgegevens geregistreerd. Deze gegevens worden verwijderd en vernietigd zodra diegene zich afmeld voor de plaatsingslijst. Plaatsingslijstleden kunnen voor het inzien en controleren of wijzigen van hun gegevens contact opnemen via het mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Op de schriftelijke verzoeken reageert Scouting Albert Schweitzergroep uiterlijk binnen vier weken na ontvangst.

Het privacybeleid van Scouting Nederland en voor SOL is beschikbaar op www.scouting.nl/privacy.

Beveiliging

Scouting Albert Schweitzergroep neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wanneer een lid de indruk heeft dat zijn gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, kan contact worden opgenomen met onze secretaris via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Voor onze administratie maken we gebruik van de systemen van Scouting Nederland via SOL. Deze gegevens zijn alleen in te zien voor vanuit hun functie in SOL bevoegde personen.

Verder wordt er door leiding gebruik gemaakt van een Google G-suite omgeving voor non-profit organisaties. Informatie over beveiliging en naleving van G-suite leest u hier.
Door koppeling van de systemen met SOL houden wij de autorisaties actueel en hebben alleen bevoegde personen toegang.

Toezicht

Het bestuur van Scouting Albert Schweitzergroep is verantwoordelijk voor zorgvuldige omgang met de privacybelangen van haar leden en houdt hier toezicht op.
Indien er sprake is van een datalek, wordt dit conform de procedure datalekken gemeld bij Scouting Nederland.

Wanneer een lid niet tevreden is met de interne gang van zaken rond de bescherming van zijn of haar persoonsgegevens, kan hij/zij met het bestuur in contact treden via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., of de klacht voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Dit is de instantie die toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving.

Wijziging van de privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen aan ontwikkelingen.